Assistant administratif
L’assistant.e administratif.ve collabore avec un ou plusieurs responsables (chef.fe de projet, directeur.rice de projet, associé) afin d’assurer le suivi administratif, commercial et comptable des projets, des demandes d’autorisation administratives et des consultations. Il/elle est amené.e à tenir les agendas des projets, préparer les courriers et les éléments administratifs des dossiers techniques, transmettre les informations aux équipes internes et externes.
Assurer le support administratif, commercial et logistique quotidien pour garantir le bon fonctionnement de l'agence et le suivi des dossiers de projets.
Mes principalesactivités.
Le quotidien du poste, tel que décrit par le référentiel de branche.
Tenue de l’agenda des projets et organisation des réunions en coordination avec les responsables.
Préparation et suivi des pièces administratives et comptables des projets en cours.
Diffusion des informations aux parties prenantes du projet via les canaux de communication dédiés.
Formalisation des dossiers de consultation des entreprises en recueillant les aspects techniques.
Veille active sur les appels d’offres et transmission des opportunités à la direction.
Montage et vérification de la complétude des dossiers de candidature aux appels d'offres.
Accueil et interface entre l’entreprise et ses interlocuteurs publics et privés.
Gestion logistique de l’agence (stocks, fournitures) et aide à l'organisation d'événements internes.
Ce qu'on attend, concrètement.
- Rigueur administrative et maîtrise des cycles de vie des dossiers de construction
- Connaissance des documents administratifs types (Cerfa, formulaires marchés publics)
- Usage avancé des outils collaboratifs et logiciels de bureautique
- Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément avec méthode
- Sens du service et excellentes qualités relationnelles
- Bases en gestion comptable et facturation
- Discrétion et respect de la confidentialité des dossiers
Source : OMPL (Observatoire des Métiers dans les Professions Libérales) - Référentiel 2025